Die wichtigsten Ressourcen, über die ein Unternehmen verfügt, bestehen in seinen Mitarbeitern und seiner Zeit. Aus diesem Grund ist es von sehr großer Bedeutung, effizient mit diesen beiden essentiellen Ressourcen umzugehen. Möglich wird dies durch eine digitale Erfassung der Arbeitszeit.

Welche Argumente im Detail dafür sprechen, spätestens jetzt die herkömmliche Stechuhr durch ein digitales Zeiterfassungssystem zu ersetzen, erklärt der folgende Beitrag.

Arbeitgeber in der Pflicht zur Dokumentation der Arbeitszeiten

In deutschen Unternehmen stellte die klassische Stechuhr über viele Jahrzehnte eine feste Komponente dar. Am Morgen stempelten sich die Mitarbeiter an dieser ein, nach Feierabend stempelten sie sich an ihr wieder aus. Allerdings gilt diese Art der Zeiterfassung bereits seit einigen Jahren als nicht mehr zeitgemäß. Oft wurde sie deshalb von der sogenannten Vertrauensarbeitszeit abgelöst.

Allerdings ist die Bedeutung der elektronischen Zeiterfassung nun wieder maßgeblich gestiegen. Ein Grund dafür stellt das kürzlich ergangene Urteil des Europäischen Gerichtshofes dar. In diesem legten die Richter fest, dass für Unternehmen die Pflicht besteht, die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter nachvollziehbar zu dokumentieren.

Wird die traditionelle Stempeluhr im Rahmen der neuen rechtlichen Regelungen durch moderne Anwendungen zur digitalen Zeiterfassung ersetzt, bedeutet dies sowohl für die Unternehmer als auch für die Mitarbeiter große Vorteile.

Ausgewogene Fairness

In vielen Unternehmen führte die bereits angesprochene Vertrauensarbeitszeit dazu, dass einige Mitarbeiter wesentlich mehr Stunden geleistet haben als sie eigentlich müssten. Andere Kollegen arbeiteten dagegen deutlich weniger.

Zwar wurden diese Überstunden, die nicht systematisch erfasst wurden, im Grunde freiwillig geleistet, allerdings zeigte sich dieses Konzept in der Praxis keinesfalls als fair. Oft litt sogar die Gesundheit der Angestellten unter der Mehrbelastung.

Die digitale Zeiterfassung löst dieses Problem. Jedem Mitarbeiter werden auf seinem Arbeitszeitkonto genau die Stunden gutgeschrieben, die er tatsächlich geleistet hat.

Hohe Transparenz

Von den modernen Zeiterfassungsprogrammen geht zudem eine wesentlich höhere Transparenz aus. Die Arbeitnehmer können auch selbständig zu jeder Zeit nachvollziehen, wie viele Stunden sie gearbeitet haben, wie viele Überstunden bereits vorliegen oder ob sie vielleicht sogar Arbeitszeit nachholen müssen.

Zudem ist eine Überprüfung möglich, ob alle Arbeits- und Pausenzeiten korrekt aufgezeichnet wurden. Werden dabei Fehler entdeckt, lassen sich diese mit wenigen Klicks korrigieren.

Umfassende Rechtssicherheit

Unternehmen erhalten durch die digitale Arbeitszeiterfassung die Möglichkeit, zu kontrollieren, ob die Arbeits- und Pausenzeiten der Mitarbeiter mit den Regelungen des Arbeitszeit- und des Arbeitnehmerschutzgesetzes in Einklang stehen. Zudem können sie die Daten als Nachweis gegenüber dem Gesetzgeber verwenden.

Nachweisen lässt sich durch die elektronische Erfassung der Arbeitszeit ebenfalls, dass das Mindestlohngesetz eingehalten wird. Von Bedeutung ist dies insbesondere bei Teilzeitkräften. Viele Systeme senden automatisch einen Warnhinweis, wenn eine bestimmte Anzahl von Überstunden erreicht wird, sodass keine Gefahr besteht, dass der Arbeitnehmer unter die Schwelle des Mindestlohnes fällt.

Große Zeitersparnis

Die Zeitersparnis, die digitale Arbeitszeiterfassungssysteme ermöglichen, stellt ein besonders großes Argument für die elektronischen Systeme dar. Mitarbeiter müssen ihre eigenen Arbeitszeiten nicht mehr aufwändig hinterlegen oder korrigieren. Vorgesetzte sparen dagegen Zeit, da diese die Zeiten nicht mehr auf Unregelmäßigkeiten oder Fehler überprüfen müssen – dies tun die meisten modernen Systeme bereits vollkommen automatisch.

Nicht zu vernachlässigen ist außerdem, dass die Daten mit Hilfe der digitalen Zeiterfassung nicht erst durch die Personalabteilung manuell gesammelt und an die Lohnbuchhaltung übergeben werden müssen. Die Daten werden von dem System automatisiert zusammengestellt und an das firmeninterne Lohnsystem oder an den Steuerberater übermittelt.